خطوات فعالة لتنظيم وإدارة الوقت لزيادة الإنتاجية

لدينا جميعًا تطلعات وأهداف شخصية، لكن القليل منا فقط ينجح في تحقيقها. أكره أن أحبطك لكن الواقع لا يكذب ولكن ما هو دور تنظيم وإدارة الوقت في تحقيق النجاح أو الفشل؟ أهم سمة يشترك فيها الأشخاص الناجحون هي حساسيتهم الأكبر للوقت. كل دقيقة مهمة، لذلك غالبًا ما يكون لديهم جداول زمنية مزدحمة ولا يشاركون نفس نمط الحياة مثل أي شخص آخر. كما أنه من النادر أن تلتقي بطبيب أو محامٍ ناجح يقضي معظم وقته في المقاهي.

يعد فن تنظيم إدارة الوقت من أهم المهارات التي يجب عليك تطويرها بسرعة. يمكن أن يكون تأثيرها على مستقبلك الشخصي والمهني إيجابيًا بالتأكيد وهذا ما سنناقشه اليوم.

خطوات فعالة لتنظيم وإدارة الوقت لزيادة الإنتاجية

أعد فريق الموقع قائمة بأكثر الخطوات فعالية لتنظيم وإدارة وقتك لمساعدتك على تحقيق أهدافك بسرعة مع التخلص من العادات السيئة وإتاحة الوقت لتطوير مواهبك.

1. مراجعة عاداتك اليومية

الخطوة الأولى في التمرد على الواقع وتغييره هي فهمه بالطريقة الصحيحة، لذلك من الضروري مراجعة عاداتك من وقت لآخر. احصل على قطعة من الورق وقلم واكتب جميع المهام الروتينية التي تؤديها كل يوم. أيضًا، لا تنس مراجعة استخدام هاتفك. حاليًا، يقضي معظم الناس ما لا يقل عن 3 ساعات يوميًا في تصفح هواتفهم، وهو مقدار ثمين من الوقت لا يمكن تجاهله. تعد مراجعة أنماط استهلاك الوقت الخطوة الأولى لإتقان إدارة الوقت بشكل فعال، حيث تمنحك فكرة واضحة عن الثغرات الموجودة في جدولك والتي تتسبب في إضاعة الوقت الثمين في الأشياء التي لا تفيدك.

2. تحديد الأهداف بدقة

دائمًا ما يكون إنشاء رؤية للمستقبل مصحوبًا بالتحفيز، لذلك من الضروري تحديد أهداف واضحة، سواء كانت مالية أو صحية، المهم أن تمنحك الحماس اللازم لإجراء تعديلات عميقة في خططك اليومية.

إن تحديد الأهداف يجعلك تشعر بالمسؤولية ويؤدي إلى إدارة الوقت بشكل أفضل لأنك ستضع اهدافك على نطاق زمني لتحقيقها في اوقات محددة.

3. مرونة البرنامج الزمني

يساعدك الالتزام بجدول زمني على أن تكون أكثر تركيزًا وقادر على إدارة وقتك بشكل فعال، لأنه يوفر الوقت الذي تضيعه في المهام غير المخطط لها. لا تكن صارمًا أثناء إعداد الخطة حيث أنه من الصعب اتباعها حرفيًا، فالوقت المطلوب لإكمال المهمة نسبي من واحد إلى آخر وفقًا للجهد وتعقيد المهمة. كلنا نُخدع بالأهداف قصيرة المدى ومتوسطة المدى، لكن الظروف لا تسمح دائمًا بتحقيقها في الوقت المحدد، لذلك من الأفضل أن تكون خطتك مرنة، مما يسمح لك بتحقيق أهدافك وفقًا للظروف والتطورات.

4. إعطاء الأسبقية للأولويات

يعتمد تحديد الأولويات على الأهداف والالتزامات الفردية لكل فرد، لذلك قد يكون من الصعب مشاركة قائمة محددة ومصمتة من المهام كي تتبناها لإدارة وقتك وزيادة إنتاجيتك. كل ما يمكنك فعله هو جدولة المهام بناءً على إلحاح و أهمية المهام، مثل تقديم تسليم مهمة مهنية أو أكاديمية على الدردشة أو الخروج مع صديق. عليك التركيز قم بأداء المهام المتعلقة باحتياجاتك ومسؤولياتك، ثم خصص فترات راحة، وأخيراً ساعد الآخرين أو قابلهم عندما يكون ذلك متاحًا.

يلتزم الشخص الناجح بالعمل الجاد وعدم إضاعة دقيقة وهذا ما يميزه عن الآخرين. الوقت محدود، لذا من الأفضل استخدامه لخدمة الأهداف لخدمة أهدافك ونجاحك أولاً.

5. التخلص من مشتتات الإنتباه

نحن محظوظون لأننا نعيش في عصر وصلت فيه البشرية إلى أعلى مستويات العلم والرفاهية، ولكن في الوقت نفسه، نحن أيضًا الجيل الأكثر ضياعًا بسبب التشتت واللهو. الإلهاءات التي سأذكرها ليست من فراغ، ولكن لأنها تشكل خطورة على جداولنا. معظمها مهام ليست ذات قيمة، لكن لها تأثير لا يقاوم على مزاجنا، ومن أبرزها:

•  الهواتف: ما دمت تقوم بتشغيل شاشة هاتفك لتصفح رسالة أو حتى البدء في تنفيذ مهمة مطلوبة منك، ستندهش من مدى تشوقك للإنغماس في مشاهدة مقاطع فيديو TikTok أو Snapchat، الأشخاص يقضون 3 ساعات على الأقل في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي.
•  المحادثاث الفارغة: على سبيل المثال، تجنب المحادثات المطولة مع الزملاء أثناء استراحات القهوة أو ساعات طويلة في المقاهي.
•  ألعاب الفيديو: يقضي العديد من الطلاب والموظفين الكثير من الوقت على أجهزة الألعاب غير المجدية.

6. عدم تأجيل المهام

المماطلة هي أسوأ عدو للالتزام، لأنها تخرب كل الخطط المخطط لها مسبقًا وتعيق الوفاء بالمواعيد النهائية.

اسأل نفسك، كم عدد المهام التي تخطط لها؟ لكن بسبب المماطلة المتكررة، لا تنتهي في النهاية. نحن البشر مخلوقات تحكمها حالات مزاجية و عواطف مما يجعل التسويف تهديدًا لأهدافنا لأنه يقتل الشغف والتصميم الذي بدأنا خططنا به، فإن استعدادك العقلي الجيد لمهمة ما اليوم لا يعني بالضرورة أنه يمكنك استخدامها في يوم آخر.

يؤدي تأجيل المهام إلى كومة من المهام التي تتعارض مع رغبتك في تطوير نفسك، وكل مهمة متأخرة تشكل عقبة أمام تنظيم جدولك الزمني الضيق.

7. خد فترة للراحة

قد تندهش، لكن أخذ فترات راحة منتظمة مفيد لإدارة وقتك بشكل فعال لأنه يمنع التعب أو الإرهاق. لفهم هذه المشكلة بشكل أعمق، إليك مثال قد مر بنا جميعا: أنت تعمل لبضعة أشهر دون إنقطاع او تعب وكل شيء على ما يرام، لكنك فجأة تدخل مرحلة ذهنية سيئة تجعلك تكره العمل (تعرف بالإرهاق). لذا ينصح دائما بأخذ استراحة كل 3 أو 4 ساعات، يمكنك أيضا أخذ قيلولة أو أن تشرب القهوة لتجديد الطاقة والنشاط.

أنا أدرك جيدًا أن لديك التزامات اجتماعية تجاه أصدقائك أو زملائك، لذا فإنك تناضل للحفاظ على تلك العلاقات بجانبك جديتك في تحقيق اهدافك ونجاحك، لكنك في الواقع ترتكب خطأً فادحًا. يتطلب النجاح أنانية نشطة لإتاحة الوقت الكافي للعمل في مشروعك. لكن في النهاية نحن بشر، لذلك لا يمكننا أن نولي اهتمامنا الكامل للعمل إلا في أوقات معينة مُخططة.

9. استخدم قاعدة 80/20

تُعرف في الأوساط الأكاديمية بقاعدة 80/20 أو مبدأ (باريتو)، والذي ينص على أن 80٪ من النتائج تتطلب 20٪ فقط من الجهد.

غالبًا ما يستخدم هذا المبدأ في إدارة الأعمال، لأن 80٪ من المبيعات مسؤولة فقط عن 20٪ من العملاء، وهذا مبدء شائع جدًا بين رواد الأعمال، ولكن يمكن استخدام نفس القاعدة لإدارة وقتك بشكل فعال.

تتطلب منك قاعدة 80/20 تقييم كل مهمة من حيث الجهد المطلوب وكيف تنعكس على أدائك المهني أو خططك المستقبلية. يمكنك ببساطة عرض جدول المهام اليومية، واختيار المهمة الرئيسية التي يجب تنفيذها أولاً من ضمن نسبة ال 20%، وتعيين المهام الثانوية الى قائمة 80%، هذا سيعطي أولوية وأهمية للمهام الرئيسية الواجب إتمامها أو التي تحتاج جهداً أكبر على تلك المهام التي لها أولوية أقل أو سهلة التنفيذ.

10. الإستعانة بالتطبيقات

لا يمكن أن تكون متطلبات التزامات الحياة والعمل متوازنة بدقة، كما أن عدم التوازن بين الاثنين يمكن أن يتسبب في فشلك، في هذه المرحلة، تتدخل التكنولوجيا للمساعدة. حاليًا، يمكنك إدارة وقتك بفاعلية باستخدام تطبيقات إدارة المهام التي تتيح لك تنسيق الالتزامات وتنظيمها بسهولة لأنها توفر لك الإخطارات وتنبيهات مع اقتراب موعد كل مهمة.

11. شراء الوقت

لست مضطرًا للقيام بجميع المهام بمفردك، لذا استعن بمساعدة زملائك أو أفراد عائلتك أو المستقلين (Freelancers) للتعويض عن مهامك الثانوية. كلما تخلصت من بعض العبء، زادت إنتاجيتك في المهام الأساسية. كما أن شراء الوقت لا يعني بالضرورة تفويض المهام، بل تجنب المهام الثانوية أو الغير مخطط لها، أو التي تؤدي الى ضياع المهام الرئيسية.

على سبيل المثال يستخدم رواد الأعمال في أغلب الاحيان المستقلين (Freelancers) للرد على رسائل صفحات التواصل الاجتماعي وتحليلها ليضع مهمة رئيسية لنفسه بالاستجابة لطلبات أو اقتراحات الزوار.

 الخلاصة: 

سيساعدك تعلم إدارة الوقت والمهارات التنظيمية على الاستمرار في التركيز على تحقيق أهدافك وأن تكون أكثر إنتاجية في العمل، مما سيجعلك بالتأكيد شخصًا ناجحًا. ستساعدك الإدارة الفعالة للوقت على إكمال المهام دون تأخير، مما يقلل من مستويات التوتر مع توفير وقت كافٍ لممارسة هواياتك أو لقضاء وقت ممتع مع الآخرين أثناء وقت فراغك.

إدارة الوقت ليست شيئًا تتمناه، لكن عليك أن تقدم بعض التضحيات، أبرزها التخلص من العادات اليومية السيئة والكثير من الروابط الاجتماعية غير المفيدة.

اقرا ايضا: كيف أعمل دراسة جدوى لمشروع صغير